Priprema za ukrcaj predstavlja važan korak koji zahteva dobru organizaciju, ali i određenu dozu fleksibilnosti jer proces ukrcaja u najvećoj meri zavisi od potreba kompanije. Upravo zbog toga je važno biti spreman na moguće promene i prilagoditi se dinamici koja je uobičajena u ovom poslu.
U ovom periodu značajnu ulogu ima redovna komunikacija, jer se sve informacije u vezi sa ukrcajem, putovanjem i procedurama dobijaju putem telefona i mejla. Pravovremeno praćenje uputstava i dostupnost olakšavaju čitav proces i smanjuju mogućnost nesporazuma ili kašnjenja.
Dokumentacija je jedan od ključnih segmenata pripreme. Lekarski pregled, kao i ostala dokumenta koja kompanije zahtevaju, potrebno je obezbediti unapred. Kada je ovaj deo završen na vreme, izbegavaju se nepotrebne komplikacije neposredno pred put i ceo odlazak protiče mirnije.
Pakovanje je poslednji korak, ali ništa manje važan. S obzirom na to da je prostor u kabinama ograničen, preporučuje se praktičan pristup i nošenje samo neophodnih stvari. To podrazumeva delove uniforme i osnovnu garderobu, u skladu sa smernicama koje su dobijene.
Kada su svi ovi koraci završeni na vreme, ukrcaj i početak rada protiču znatno jednostavnije. Dobra priprema omogućava lakše prilagođavanje novom okruženju i ritmu rada, koji često zna da bude dinamičan, ali uz dobru organizaciju brzo postaje deo svakodnevice.
